Algemene voorwaarden

Algemene SaaS- en abonnementsvoorwaarden

CertiCoach B.V. is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden vóór de ingangsdatum aan de Klant bekendgemaakt. Vanaf die datum is de gewijzigde versie van toepassing op de Overeenkomst. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.
1. CertiCoach: CertiCoach B.V., statutair gevestigd te ‘s-Gravenhage, kantoorhoudende te Juffrouw Idastraat 18 A, 2513 BG ‘s-Gravenhage en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42046928;
 
2. Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met CertiCoach een Overeenkomst aangaat;
 
3. Overeenkomst: de overeenkomst tussen CertiCoach en Klant voor toegang tot en gebruik van het Platform, waaronder een ondertekend bestelformulier, een abonnementsbevestiging of een online geaccepteerd aanbod;
 
4. Platform: de door CertiCoach aangeboden online softwareapplicatie die organisaties ondersteunt bij kwaliteitsmanagement en het behalen en behouden van een HKZ-certificering, inclusief documentatie, sjablonen, functionaliteiten en updates;
 
5. Abonnement: het recht van Klant om het Platform gedurende de overeengekomen looptijd te gebruiken tegen betaling van de overeengekomen vergoeding;
 
6. Gebruiker: een door Klant aangewezen medewerker of andere bevoegde persoon met een persoonlijk account;
 
7. Klantgegevens: alle gegevens, bestanden, documenten en overige inhoud die door of namens Klant in het Platform worden ingevoerd, opgeslagen, verwerkt of gegenereerd;
1. Deze algemene SaaS- en abonnementsvoorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod van CertiCoach en iedere Overeenkomst voor het Platform.
 
2. De voorwaarden zijn uitsluitend bestemd voor zakelijke klanten. Door een Overeenkomst aan te gaan verklaart Klant dat zij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
 
3. De toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
 
4. De Overeenkomst komt tot stand zodra Klant een aanbod of bestelformulier ondertekent, het abonnement online accepteert of CertiCoach de aanvraag schriftelijk bevestigt of het account activeert.
 
5. CertiCoach stelt deze voorwaarden vóór of bij het aangaan van de Overeenkomst elektronisch beschikbaar op https://www.certicoach.nl/algemene-voorwaarden, op een wijze waarop Klant deze kan opslaan en reproduceren. Klant ontvangt op verzoek kosteloos een elektronisch exemplaar.
 
6. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien zij schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.
 
7. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: (a) de specifiek ondertekende Overeenkomst of abonnementsbevestiging, (b) de Verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van Persoonsgegevens betreft, en (c) deze algemene voorwaarden.

1. CertiCoach verleent Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het Platform te gebruiken voor de eigen interne bedrijfsvoering.

2. Het Platform wordt aangeboden als Software as a Service. Klant verkrijgt geen eigendom van de software, broncode, infrastructuur, databankstructuur, modellen of andere onderdelen van het Platform.

3. Het gekozen abonnement, het aantal Gebruikers, de vergoeding, de ingangsdatum en eventuele aanvullende diensten staan in de Overeenkomst of abonnementsbevestiging.

4. Het Platform ondersteunt Klant bij kwaliteitsmanagement en de voorbereiding op een HKZ-certificering. CertiCoach garandeert niet dat Klant een certificering verkrijgt of behoudt. De certificeringsbeslissing wordt uitsluitend genomen door een onafhankelijke certificerende instelling.

5. Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdige uitvoering van haar beleid, processen, documentatie en maatregelen. Informatie, aanbevelingen en sjablonen in het Platform gelden niet als juridisch, medisch of formeel certificeringsadvies.

6. CertiCoach mag het Platform onderhouden, verbeteren en wijzigen. CertiCoach zal een wezenlijke vermindering van de kernfunctionaliteit, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf aankondigen. Indien een wijziging de kern van het overeengekomen gebruik blijvend en wezenlijk beperkt, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

1. Klant wijst ten minste één beheerder aan en zorgt ervoor dat uitsluitend bevoegde Gebruikers toegang hebben.

2. Accounts zijn persoonlijk. Klant zorgt dat inloggegevens vertrouwelijk worden bewaard, sterke wachtwoorden worden gebruikt en accounts van onbevoegde of vertrokken Gebruikers direct worden geblokkeerd.

3. Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van het Platform door haar Gebruikers en voor alle handelingen die via haar accounts worden verricht, tenzij Klant aantoont dat sprake was van onbevoegd gebruik dat haar niet kan worden toegerekend.

4. Het is niet toegestaan het Platform te verhuren, verkopen, sublicentiëren, doorleveren, reverse-engineeren, beveiligingsmaatregelen te omzeilen, ongeoorloofd toegang te verkrijgen of het Platform te gebruiken in strijd met wet- en regelgeving of rechten van derden.

5. Klant stelt CertiCoach onverwijld op de hoogte van vermoedelijk misbruik, onbevoegde toegang of een beveiligingsincident dat verband houdt met het Platform.

6. CertiCoach mag toegang tijdelijk beperken of opschorten wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, onderhoud, voorkoming van schade, naleving van wetgeving of beëindiging van verboden gebruik. CertiCoach informeert Klant zo spoedig mogelijk, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk of wettelijk niet toegestaan is.

1. Alle rechten op Klantgegevens blijven bij Klant of de betreffende rechthebbende.

2. Klant verleent CertiCoach voor de duur van de Overeenkomst het recht Klantgegevens te hosten, kopiëren, verwerken en anderszins te gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de levering, beveiliging, ondersteuning en verbetering van het Platform.

3. Klant staat ervoor in dat zij gerechtigd is Klantgegevens in het Platform te verwerken en dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen en niet inbreuk maken op rechten van derden.

4. Klant uploadt geen cliënt-, patiënt-, gezondheids- of andere bijzondere Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het gebruik van het Platform. Indien structurele verwerking daarvan noodzakelijk is, maken Partijen daarover vooraf aanvullende schriftelijke afspraken.

5. Klant is verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en volledigheid van Klantgegevens en voor het tijdig maken van exports die Klant voor haar eigen administratie of archivering nodig heeft.

6. Back-ups van CertiCoach zijn bedoeld voor herstel van de dienstverlening als geheel en vormen geen individuele archiefvoorziening voor door Klant verwijderde bestanden.

1. CertiCoach spant zich in het Platform zorgvuldig en beschikbaar te leveren en streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand. Dit percentage is een streefniveau en geen garantie, tenzij Partijen schriftelijk een afzonderlijke SLA overeenkomen.

2. Bij de berekening van beschikbaarheid blijven buiten beschouwing: gepland of spoedeisend onderhoud, overmacht, storingen buiten de invloedssfeer van CertiCoach, handelen of nalaten van Klant en storingen in door Klant gekozen systemen of koppelingen.

3. Gepland onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten Werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur uitgevoerd en, voor zover redelijkerwijs mogelijk, ten minste twee Werkdagen vooraf aangekondigd. Spoedonderhoud mag zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.

4. Hersteltijden zijn afhankelijk van oorzaak, impact en afhankelijkheden. Er bestaat geen recht op automatische servicecredits of schadevergoeding wegens het niet behalen van een streefniveau, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

1. CertiCoach treft passende technische en organisatorische maatregelen die, rekening houdend met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard van de verwerking en risico’s, gericht zijn op bescherming van het Platform en de daarin verwerkte gegevens.

2. CertiCoach kan niet garanderen dat beveiliging ieder incident voorkomt. CertiCoach behandelt beveiligingsincidenten overeenkomstig haar incidentprocedure en informeert Klant zonder onredelijke vertraging wanneer een incident relevante gevolgen heeft voor Klant.

3. Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van haar eigen apparatuur, verbindingen, accounts en interne autorisaties en voor het naleven van redelijke beveiligingsinstructies van CertiCoach.

1. Voor Persoonsgegevens die CertiCoach namens Klant verwerkt, kwalificeert Klant als verwerkingsverantwoordelijke en CertiCoach als verwerker, tenzij uit de aard van een specifieke verwerking anders volgt.

1. Klant betaalt de vergoeding die in de Overeenkomst of abonnementsbevestiging is vermeld. Alle bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

2. Facturatie vindt maandelijks vooraf plaats, tenzij schriftelijk een andere facturatiecyclus is overeengekomen. Facturen worden elektronisch verzonden naar het opgegeven facturatie-e-mailadres.

3. Klant betaalt facturen binnen veertien dagen na factuurdatum per bankoverschrijving, zolang geen automatische incasso is overeengekomen.

4. Indien Partijen automatische incasso overeenkomen, verstrekt Klant afzonderlijk een geldige SEPA-machtiging. CertiCoach kondigt het bedrag en de incassodatum vooraf aan volgens de overeengekomen machtigingstermijn. Intrekking of mislukking van de incasso beëindigt de betalingsverplichting niet.

5. Bezwaren tegen een factuur worden binnen veertien dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd gemeld. Een bezwaar schort betaling van het niet-betwiste gedeelte niet op.

6. Bij niet-tijdige betaling is Klant vanaf de dag na het verstrijken van de betalingstermijn wettelijke handelsrente en de wettelijke en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

7. CertiCoach mag de toegang opschorten wanneer Klant na een schriftelijke aanmaning en een aanvullende betalingstermijn van veertien dagen niet volledig betaalt. De betalingsverplichting blijft tijdens de opschorting bestaan.

8. Klant is niet bevoegd betalingen te verrekenen of op te schorten, behalve voor zover dwingend recht dit niet toestaat.

1. CertiCoach mag de abonnementsvergoeding jaarlijks per 1 januari indexeren conform de consumentenprijsindex alle huishoudens van het CBS. CertiCoach kondigt de indexering vooraf aan.

2. Andere prijswijzigingen worden ten minste twee maanden vooraf schriftelijk aangekondigd. Indien een prijswijziging niet uitsluitend uit de overeengekomen indexering of een wettelijke belastingwijziging bestaat, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

3. Prijsverlagingen kunnen direct worden toegepast en geven geen recht op terugbetaling over eerdere perioden.

1. De looptijd en ingangsdatum staan in de Overeenkomst. Indien geen bepaalde looptijd is overeengekomen, geldt de Overeenkomst voor onbepaalde tijd.

2. Een Overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door iedere Partij schriftelijk of elektronisch worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand. De Overeenkomst eindigt aan het einde van de facturatieperiode waarin de opzegtermijn verstrijkt.

3. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt op de overeengekomen einddatum, tenzij verlenging is overeengekomen.

4. Reeds gefactureerde perioden worden niet naar rato terugbetaald, tenzij de Overeenkomst of dwingend recht anders bepaalt.

5. Opzegging ontslaat Klant niet van de verplichting reeds vervallen en verschuldigde bedragen te betalen.

1. Iedere Partij kan de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere Partij toerekenbaar tekortschiet en de tekortkoming niet herstelt binnen veertien dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

2. CertiCoach mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij ernstig of herhaald verboden gebruik, een acuut beveiligingsrisico, fraude of een betalingsachterstand die na de aanvullende betaaltermijn voortduurt.

3. Iedere Partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere Partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, wordt ontbonden of haar onderneming staakt, voor zover wettelijk toegestaan.

4. Na beëindiging vervalt het gebruiksrecht en blokkeert CertiCoach de toegang, behoudens de in artikel 13 beschreven export- en overstapperiode.

1. Alle intellectuele-eigendomsrechten op het Platform, de software, broncode, databankstructuur, documentatie, modellen, sjablonen, vormgeving, merken en door CertiCoach ontwikkelde materialen berusten bij CertiCoach of haar licentiegevers.

2. Niets in de Overeenkomst strekt tot overdracht van intellectuele-eigendomsrechten aan Klant.

3. Klant mag aanduidingen van auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten niet verwijderen of wijzigen.

4. Suggesties, feedback en verbetervoorstellen van Klant mogen door CertiCoach kosteloos en onbeperkt worden gebruikt voor verbetering van haar dienstverlening, zonder dat vertrouwelijke Klantgegevens openbaar worden gemaakt.

1. Partijen houden alle informatie die redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd geheim en gebruiken die uitsluitend voor uitvoering van de Overeenkomst.

2. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, reeds rechtmatig bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een derde is ontvangen.

3. Vertrouwelijke informatie mag worden gedeeld met medewerkers, adviseurs, leveranciers en subverwerkers die deze informatie nodig hebben voor uitvoering van de Overeenkomst en aan een passende geheimhoudingsplicht zijn gebonden.

4. Indien openbaarmaking wettelijk verplicht is, informeert de ontvangende Partij de andere Partij vooraf, voor zover toegestaan.

5. Deze verplichting blijft na beëindiging bestaan zolang de informatie vertrouwelijk is.

1. CertiCoach mag derden inschakelen voor hosting, support, beveiliging, ontwikkeling en andere onderdelen van de dienstverlening.

2. Voor diensten, software of koppelingen van derden kunnen aanvullende voorwaarden van die derden gelden. CertiCoach informeert Klant hierover voor zover deze voorwaarden rechtstreeks op Klant van toepassing zijn.

3. CertiCoach is niet aansprakelijk voor storingen of schade die uitsluitend het gevolg zijn van door Klant gekozen of beheerde systemen, koppelingen of diensten van derden buiten de redelijke invloedssfeer van CertiCoach.

4. Voor door CertiCoach ingeschakelde hulppersonen blijft CertiCoach verantwoordelijk voor zover dat uit de Overeenkomst of toepasselijke wetgeving volgt.

1. CertiCoach zal aantoonbare gebreken die het overeengekomen gebruik wezenlijk belemmeren binnen een redelijke termijn onderzoeken en, voor zover mogelijk, herstellen of een redelijke workaround aanbieden.

2. Klant meldt een gebrek zo spoedig mogelijk en verstrekt voldoende informatie om het probleem te reproduceren.

3. CertiCoach garandeert niet dat het Platform ononderbroken of volledig foutloos functioneert, geschikt is voor ieder bijzonder doel van Klant of dat iedere fout direct kan worden opgelost.

4. Klachten schorten betalingsverplichtingen niet op, behalve voor zover dwingend recht anders bepaalt.

1. De totale aansprakelijkheid van CertiCoach voor directe schade uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst is per gebeurtenis, waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis gelden, beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementsvergoedingen heeft betaald, met een maximum van € 10.000.

2. CertiCoach is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens voor zover herstel uit een actuele export redelijkerwijs mogelijk was, of schade door bedrijfsstagnatie.

3. De beperkingen gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van CertiCoach of haar leidinggevenden en niet voor zover dwingend recht beperking uitsluit.

4. Klant neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken en stelt CertiCoach tijdig in staat een tekortkoming te herstellen.

5. Iedere aanspraak vervalt indien Klant CertiCoach niet binnen bekwame tijd na ontdekking schriftelijk informeert en CertiCoach daardoor wezenlijk in haar belangen is geschaad.

1. Klant vrijwaart CertiCoach tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatige Klantgegevens, een inbreuk op rechten van derden of gebruik van het Platform in strijd met de Overeenkomst, tenzij de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van CertiCoach.

2. CertiCoach informeert Klant zo spoedig mogelijk over een relevante aanspraak en staat Klant toe verweer te voeren, mits de belangen van CertiCoach voldoende worden beschermd.

1. Geen Partij is gehouden tot nakoming voor zover zij wordt verhinderd door overmacht.

2. Onder overmacht vallen onder meer langdurige stroom- of netwerkstoringen, storingen bij hosting- of infrastructuurleveranciers, cyberaanvallen, epidemieën, oorlog, terrorisme, stakingen, brand, natuurrampen en overheidsmaatregelen, voor zover deze omstandigheden buiten de redelijke invloed van de betreffende Partij liggen en niet door redelijke maatregelen konden worden voorkomen.

3. Verplichtingen worden tijdens overmacht opgeschort. Indien de overmacht langer dan zestig dagen voortduurt, mag iedere Partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

1. CertiCoach is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen, onder meer vanwege wijzigingen in wetgeving, beveiliging, techniek of dienstverlening.

2. CertiCoach maakt een wijziging ten minste één maand vóór de ingangsdatum bekend via het bij CertiCoach bekende contact-e-mailadres en publiceert de nieuwe versie op de website.

3. Indien een wijziging de positie van Klant wezenlijk nadelig beïnvloedt, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Dit recht geldt niet voor wijzigingen die uitsluitend noodzakelijk zijn om aan wetgeving te voldoen of die geen wezenlijk nadeel veroorzaken.

4. Een noodzakelijke beveiligings- of wetswijziging kan eerder ingaan indien uitstel redelijkerwijs niet verantwoord is. CertiCoach informeert Klant daarbij zo spoedig mogelijk en licht de reden toe.

5. De nieuwste versie geldt direct voor nieuwe Overeenkomsten. Voor bestaande Overeenkomsten geldt de nieuwe versie vanaf de aangekondigde ingangsdatum overeenkomstig dit artikel.

6. Afspraken die afwijken van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig indien zij schriftelijk tussen Partijen zijn vastgelegd.

1. Mededelingen, facturen, opzeggingen en kennisgevingen mogen elektronisch worden verzonden naar de door Partijen opgegeven contactgegevens.

2. Klant houdt haar contact- en facturatiegegevens actueel. Een bericht geldt als ontvangen wanneer het het opgegeven elektronische adres heeft bereikt, behoudens tegenbewijs.

3. Elektronische acceptatie, waaronder een digitale handtekening of een niet vooraf aangevinkt akkoordvak, heeft dezelfde bewijskracht als een schriftelijke ondertekening, voor zover de identiteit en inhoud voldoende kunnen worden vastgesteld.

4. De administratie en logbestanden van CertiCoach leveren behoudens tegenbewijs bewijs op van gebruik, communicatie en transacties.

1. Klant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CertiCoach aan een derde overdragen.

2. CertiCoach mag de Overeenkomst overdragen aan een gelieerde onderneming of in het kader van een fusie, overname of overdracht van bedrijfsactiviteiten. CertiCoach informeert Klant hierover vooraf of zo spoedig mogelijk.

1. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen.

3. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

1. Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zoveel mogelijk benadert.

2. Het niet direct uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

3. De Overeenkomst, deze voorwaarden en de toepasselijke bijlagen bevatten alle afspraken over het onderwerp en vervangen eerdere afspraken daarover, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk vastgelegde afwijkingen.

4. Koppen en nummering dienen uitsluitend de leesbaarheid en beïnvloeden de uitleg niet.